Analisis Sistem Informasi

Analisis Sistem Informasi

Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.

Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.

Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Konsep data dan Informasi

Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.

Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna. Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.

Proses Pembuatan Informasi dari Data

Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.

Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.

Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.

Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).

Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.

Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.

Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.

Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.

Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.

Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.

Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi

Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.

Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).

Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.

Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.

Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.

Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem

Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.

Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.

Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.

Sistem Informasi didalam Organisasi

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.

Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.

Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.

Komputer Sebagai Media Penyimpan Data

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.

Cara Kerja Komputer

Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.

Perangkat dan Hasil Kerja Komputer

Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.

Bekerja dengan Komputer

Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.

Mengenal Pangkalan Data (Data Base)

Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.

Rancangan Pangkalan Data (Data Base)

Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.

Struktur Data

Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.

1. Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.

2. Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.

3. Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.

Aplikasi Sistem Informasi

• Analis sistem: orang yg ahli dalam mendefinisikan masalah dn membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah tersebut.
• Administrator basis data: bertanggung jawab thd database perusahaan meliputi perencanaan, implementasi, operasi & keamanan data
• Webmaster: bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Salah satu tugas pentingnya adalah melacak orang yang mengunjungi halaman situs perusahaan.

Pengembangan Sistem Informasi :

1. Analisa
2. Perancangan
3. Pembangunan (Coding)
4. Pengujian
5. Integrasi
6. Implementasi

Analisa Sistem Informasi

• Identifikasi Masalah

– Problems :situasi yang tidak diharapkan yang menghambat pencapaian tujuan, target ataupun sasaran suatu organisasi.

– Opportunities : kesempatan untuk meningkatkan orgonisasi dalam mencapai tujuannya.

– Directives : persyaratan baru yang dikenakan oleh manajemen, pemerintah, atau beberapa perngaruh external.

Identifikasi masalah dengan kerangka PIECES

Identifikasi masalah :

• Tolok ukur bisa dilihat sejauh mana visi, misi dan tujuan institusi dicapai.

– Perlu diketahui VISI, MISI, dan TUJUAN

• Survey di lapangan

– Untuk mendapatkan fakta

– Mendapatkan gambaran yang jelas tentang data dan proses sistem yang ada saat ini.

• Goal : Masalah

Contoh Kasus

Pengembangan Sistem Informasi Perpustakan “X”

Contoh VISI MISI Perpustakaan “X” :

MISALKAN :

• Visi :

– Menjadi pusat penyedia bahan pustaka ilmu-ilmu komputer dan sistem informasi yang lengkap, efektif, akurat dan handal sekota malang.

• Misi :

– Meningkatkan minat akses masyarakat pada perpustakaan ini.

– Menyediakan sumber bahan referensi ilmu-ilmu komputer dan sistem informasi yang lenkap.

Tujuan :

– Pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10 % pertahun

– Penigkatan akses anggota sebesar 2% perbulan

– Peningkatan sumber daya buku dan referensi sebesar 3 % perbulan

Identifikasi Masalah :

• Problems :

– Dari tahun ke tahun jumlah anggota semakin merosot :

– - fakta dilapangan (survey).

– Minat akses anggota menurun :

– - fakta dilapangan (jumlah kehadiran di perpustakaan, jumlah peminjaman)

– Sulit mencari informasi buku atau referensi yang tepat dan akurat.

• Opportunities :

– Kemudahan proses untuk menjadi anggota

– Kemudahaan proses peminjaman

– Belum ada pesaing

• Directives :

– Dukungan pemerintah mengkampanyekan minat baca.

Penyebab Masalah

• Jumlah anggota merosot :

– Antara hak dan dan kewajiban tidak sepadan

– Persyaratan menjadi anggota terlalu ketat

– Fasilitas anggota dan non anggota sama saja

• Minat akses anggota menurun :

– Bahan perpustakaan out of date

– Proses peminjaman dilakukan secara manual

• Sulit mencari informasi buku :

– Sistem katalog masih manual

– Tidak ada link ke pusat-pusat penyedia layanan yang lain

Identifikasi masalah kerangka PIECES

Dari SIP “X” diusulkan solusi memenuhi kerangka :

P : Pencapaian tujuan yang ditetapkan

I : Mudah mencari informasi referensi buku

E : Peningkatan sumber pendanaan.

C: Kemudahan pengemdalian organisasi oleh menejemen

E : Efisiensi tenaga kerja, dan sumber daya yang lain

S : Peningkatan kemudahan anggota melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian.

Performance Information Economic Controlling Eficiency Service

Solusi yang ditawarkan berdasarkan kerangka PIECES :

• Perlunya dikembangkan sistem informasi perpustakan berbasis komputer yang mampu memberikan peningkatan layanan pada anggota dan memberikan kemudahan pengendalian kinerja organisasi bagi pihak menejemen.

(Tidak semua permasalahan diambil, hanya I, C, S)

Analisis Persyaratan Sistem

1. Berorientasi Informasi (data)

– Fakta untuk mendapatkan data mudah didapat (Source Document lengkap)

• Contoh :

– Formulir-Formulir tersedia

– Laporan-laporan

– Buku-buku catatan

– Faktur

– Dsb.

2. Berorientasi Proses

– Jika fakta source doc sulit didapat.

– Oleh karenanya sistem dapat dibangun dengan mengamati proses (pekerjaan) yang ada.

• Contoh :

– Segala macam transaksi

– Prosedure kerja (Rule Bisnis / SOP Standard Operational procedure)

3. Berorientasi Objek

– Jika keduanya (fakta dan prosedur) diperoleh

– Aplikasi target yang akan dibangun berorientasi Objek

Tahapan Analisa Persyaratan berorientasi Data

1. Data
1. Entitas Pembentuk Sistem
2. ERD Key Based
3. ERD Full Attribute Based
4. Analisis Normalisasi
5. ERD Full Attribute Ternormalisasi
6. Model Fisik (Generate)

2. Proses
1. DFD Context
2. Dekomposisi Fungsional
3. DFD level -1 s/d DFD level – n (Proses Primitif)
4. Struktur Data : data flow dan data strore
5. PSPEC : proses-proses primitif

Tahapan Analisa Persyaratan Berorientasi Proses1

1. Proses
1. DFD Context
2. Dekomposisi Fungsional
3. DFD level -1 s/d DFD level – n (Proses Primitif)
4. Struktur Data : data flow dan data strore
5. PSPEC : proses-proses primitif
6. STC : analisa transaksi dan transformasi

2. Data
1. Entitas Pembentuk Sistem ß Data Store pada DFD
2. ERD Key Based
3. ERD Full Attribute Based
4. Analisis Normalisai
5. ERD Full Attribute Ternormalisasi
6. Model Fisik (Generate)

ü Lakukan penyesuaian antara data store di DFD dengan Entitas di ERD

ü Dari analisa normalisasi bisa jadi ada penambahan entitas baru atau ada entitas yang direduksi à revisi DFD sehingga jumlah data store sesuai dengan hasil analisa normalisasi

Tahapan Analisa Persyaratan berorientasi Proses – 2

1. Proses
1. DFD Context
2. Dekomposisi Fungsional
3. Use CASE list masing-masing kejadian
4. Data flow primitif masing-masing kejadian
5. Algoritma (PSPEC) masing-masing proses
6. Struktur Data : data flow dan data strore
7. Analisa Transaksi dan Transformasi à STC
8. STC

2. Data
1. Entitas Pembentuk Sistem ß Data Store pada DFD
2. ERD Key Based
3. ERD Full Attribute Based
4. Analisis Normalisai
5. ERD Full Attribute Ternormalisasi
6. Model Fisik (Generate)

ü Lakukan penyesuaian antara data store di DFD dengan Entitas di ERD

ü Dari analisa normalisasi bisa jadi ada penambahan entitas baru atau ada entitas yang direduksi à revisi DFD sehingga jumlah data store sesuai dengan hasil analisa normalisasi

Contoh -
Analisa Persyaratan Sistem berorientasi Data Sistem Informasi Perpustakaan “X”

Entitas Pembentuk Sistem

• Contoh Kasus Perpustakan :

– Entitas Anggota

– Entias Koleksi Buku

– Entitas Registri Buku

– Entitas Rak Buku

– Entitas Penerbit

– Entitas Pengarang

– Transaksi Peminjaman

ERD Key Based

ERD Full Attribute (CDM)

Model Fisik (PDM

Mendapatkan PROSES

• Bagaimana mengolah data ?

– Contoh :

• Untuk mendapatkan data koleksi à berarti ada proses entry data koleksi

• Untuk mendapatkan data transaksi pinjam à berarti harus ada proses pencatatan peminjaman buku

• Dst.

• Dibuat dekomposisi fungsional

Dekomposisi Fungsional

Level 1
Level 2 Dari Setup Data

Level 2 dari Proses Transaksi

Level 2 dari Laporan

Membuat Entitas Luar

• Diambil dari hasil survey di lapangan

• Siapa saja yang berinteraksi dengan sistem baik langsung maupun tidak.

• Asal dan tujuan data

• Contoh :

– Untuk mensetup data à yang terlibat adalah tenaga Admin

– Data anggota à diperoleh dari Anggota

– dsb

Membuat arus data (data flow)

• Contoh (dr slide sebelumnya) :

– Untuk mengkoleksi data à yang terlibat adalah tenaga Admin

• Maka perlu arus data master (pengarang, koleksi, dll)




DFD level 1


DFD level 2 proses 1
DFD Level 2 proses 2

DFD level 2 proses 3

Perancangan Sistem Informasi

• Rancangan Output

• Rancangan Input

• Rancangan User Interface

• Rancangan Arsitektur Sistem

• Rancangan Struktur Program

Rancangan Input

q Evaluasi DFD Context

q Data flow masuk ke dalam

proses menjadi calon input

q Input :

1. login

2. master (Packet)

a. dt pengarang

b. dt penerbit

c. dt koleksi

d. dt reg buku

e. dt rak

f. dt login

3. dt trans anggota (P)

a. dt peminjaman

b. dt pengembalian

4. data anggota

5. $ data pengiriman buku

Rancangan Input [Data Pengarang]

• Struktur data :

– Kode pengarang

– Nama pengarang

– Alamat

• Internal kontrol :

– Kode pengarang diawali dengan karakter PX999

Rancangan User Interface

Rancangan Menu

– Hirarki Menu

• Dapat dilihat dari dekomposisi fungsional

Rancangan Arsitektur Sistem

• Digambarkan menggunakan DFD Fisik

– WHAT and HOW

– Dimulai dari DFD Context s/d DFD Primitif

Struktur Program

• STC

– Gabungkan semua dfd primitif

– Kelompokkan masing-masing proses ke dalam katagori:

• Input

• Proses

• Output

• Percabangan

– Tentukan bentuk struktur masing-masing bagian

• Transaksi

• Transformasi

– Gambarkan struktur program meliputi :

• Program Kendali

• Data couple

– Buat algoritma (pseudocode) masing masing-masing program kontrol

• Power desaigner 6 belum mensupport masalah STC.

• Bisa menggunakan Visible Analyst.

• Saran :

– Dapat disiasati dengan menggunakan Dekomposisi Diagram sebagai panduan.

REFERENSI

.http://studikasusanalisissisteminformasi.com

.www.google.com