ANALISIS SISTEM PENDAHULUAN

ANALISIS SISTEM PENDAHULUAN

Definisi Analisis Sistem :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :

-Menentukan lingkup sistem

-Mengumpulkan fakta

-Menganalisis fakta

-Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem.

LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis system adalah :

1. Identify, mengidentifikasi masalah

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada

3. Analyze, menganalisis sistem

4. Report, membuat laporan hasil analisis

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

-Mengidentifikasi penyebab masalah

-Mengidentifikasi titik keputusan

-Mengidentifikasi personil-personil kunci

Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan

pengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

-Menentukan jenis penelitian

-Merencanakan jadual penelitian

-Mengatur jadual wawancara

-Mengatur jadual observasi

-Mengatur jadual pengambilan sampel

-Membuat penugasan penelitian

-Membuat agenda wawancara

-Mengumpulkan hasil penelitian

Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

o Dimana penelitian akan dilakukan

o Apa dan siapa yang akan diteliti

o Siapa yang akan meneliti

o Kapan penelitian dilakukan

Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

3. Pengambilan sampel

4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

5. Elemen-elemen data

6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS HASIL

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari

hasil penelitian yang telah dilakukan.

Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

ÿ apa yang dikerjakan ?

ÿ bagaimana mengerjakannya ?

ÿ siapa yang mengerjakan ?

ÿ dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk

menjawab pertanyaan :

ÿ mengapa dikerjakan ?

ÿ perlukah dikerjakan ?

ÿ apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency,

timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem

akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk

menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Analisa yang dilakukan meliputi :

ANALISA DAFTAR PERTANYAAN

Distribusi pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?

Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ?

Pengukuran pekerjaan

Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?

Apakah produktivitas karyawan memuaskan?

Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ?

Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ?

Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?

Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ?

Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?

Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ?

Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?

Apakah tembusan dari dokumen perlu ?

Laporan Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ?

Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ?

Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata datatanpa terjadi penundaan yang berarti ?

Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering

Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

-Analisis telah selesai dilakukan

-Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah

ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai

menurut manajemen

-Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

-Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain

sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

MENDEFINISIKAN LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULAN

INFORMASI

Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukan

lingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasi

yang banyak.

Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :

-Sistem yang berjalan

-Sumber internal lainnya

-Sumber eksternal

Apa yang termasuk ke dalam sistem baru ?

Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis system memerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :

-Informasi apa yang dibutuhkan ?

-Siapa yang membutuhkan ?

-Kapan dibutuhkan ?

-Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?

-Dari mana asalnya informasi ?

-Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?

Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau pun yang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuah

instruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop a new purchasing and inventory managemet system”. DFD merupakan alat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.

Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasi penyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis.

Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikan ulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis.

Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlu komitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.

Keuntungan dari pemodelan sistem yang berjalan Menyediakan kesempatan untuk menentukan apakah system memuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab atas kapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapus pertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan system yang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanya kegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan-kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan system yang berjalan, memberi jawaban terhadap analis.

Dalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekali dengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalan kadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalan menjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskan waktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apa yang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakan kembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.

Contoh DFD.

Analisis system dari kasus diatas adalah :

1. Entitas berupa mahasiswa dan dosen.
2. Didalam prosesnya ada mahasiswa yang mencari buku dan memesan buku kedosen.
3. Dalam memesan buku mahasiswa harus mendaftarkan diri dulu dengan mendaftarkan NPM dan tanggal lahirnya.
4. Pendaftaran buku dari data store data buku juga ada pada dosen.
5. Mahasiswa dan dosen bisa melakukan penolakan terhadap buku yang dipesan.
6. Dalam memesan buku dosen juga harus mendaftarkan NIP dan tanggal lahir.

Contoh ERD

Analisis dari ERD diatas adalah :

1. Mahasiswa yang mengambil mata kuliah harus mendaftarkan nama dan NPMnya.
2. Mahaasiswa mempunyai atribut nama (nama depan dan nama belakang),tanggal lahir,NPM yang merupakan atribut primary key,alamat.